Celui qui n'y connaissait rien en Données Personnelles (2)

En 5 points, les règles à suivre en matière de communication directe par voie électronique :

·         DECLARTION PREALABLE

Un fichier comprenant des e-mails doit être préalablement déclaré à la CNIL, sauf cas particuliers prévus par les textes ou exonérations de la CNIL.

La déclaration doit être effectuée par et au nom du Responsable du traitement (celui qui détermine la finalité et les moyens du traitement des données). Le sous traitant est celui qui traite les données pour le compte du Responsable, c’est par exemple le cas de l’Agence de Marketing ou de l’Hébergeur des données. Le sous-traitant n’a pas à déclarer, sauf si il s’engage à le faire pour le responsable. Il doit cependant veiller à ce que la déclaration du fichier qu’il traite ait bien été effectuée.

·         CONSENTEMENT PREALABLE

L’internaute prospect doit avoir donné son consentement préalable à la réception d’e-mails commerciaux, c’est la consécration de l’Opt’in. Le consentement est entendu comme « toute manifestation de volonté, libre, spécifique et informée par laquelle une personne accepte que des données à caractère personnel la concernant soient utilisées à des fins de prospection directe ».

Dans la pratique, la manifestation de volonté se matérialise par la présence d’une case à cocher reprenant une mention du type « Je souhaite recevoir des informations et offres commerciales de la part de XXX » ou « J’autorise XXX à m’envoyer des informations et offres commerciales » ou encore « J’accepte que XXX m’envoie des informations et offres commerciales ».

     Le Consentement doit être libre, spécifique et informé.

Consentement libre : détachement de toute espérance de gain, jeux-concours ou offre commercial.

Consentement spécifique : il ne concerne que ce pour quoi l’e-mail est demandé, il ne doit pas être noyé dans des conditions générales ou spécifiques et ne doit pas être lié à une autre acceptation.

Consentement informé : obligation pesant sur le responsable du traitement de renseigner au minimum sur :

- l’identité du responsable du traitement

- la finalité poursuivie par le traitement

- caractère obligatoire ou facultatif des champs à renseigner

- les droits dont disposent la personne (accès, opposition, communication des données, rectification)

·         EXCEPTIONS

Le principe du consentement préalable à recevoir des offres ou informations commerciales souffre deux exceptions :

-          La prospection des personnes morales ou des professionnels (B to B) si le droit d’opposition est respecté, si l’objet de la prospection est en rapport avec l’activité de la personne morale ou du professionnel et si l’adresse n’est pas nominative, du type  nomprénom@sociétéx.com

-          La prospection des Clients si l’e-mail envoyé comporte une offre portant sur des produits ou services similaires ou analogues à ceux déjà achetés et si le droit d’opposition est respecté

·         OPPOSITION

Le droit d’opposition doit être rappelé dans tous les e-mails. Il s’agit d’indiquer au destinataire qu’il a la possibilité de se désabonner et de lui indiquer le process qui doit être simple et sans frais, l’idéal selon la CNIL étant d’insérer un lien vers un formulaire de désabonnement dans chaque e-mail.

·         SECURITE
Dans tous les cas, un fichier comprenant des e-mails est soumis à des obligations de sécurité qui pèsent aussi bien sur le Responsable du traitement que sur le ou les sous-traitants.